Achter de schermen

Paul Peters, bestuurssecretaris

Als kinderopvangorganisatie doen we er alles aan om kinderen een veilige en uitdagende omgeving te bieden. Ook achter de schermen, vanuit de stafafdelingen op het Servicebureau. Een van deze afdelingen is het bestuurssecretariaat, waar medewerker Paul Peters zich de afgelopen tijd veel heeft beziggehouden met de communicatie rondom corona. Hij geeft dit keer een kijkje achter de schermen.

De stille kracht achter Annet

Samen met Marion vormt Paul het bestuurssecretariaat. Paul is bestuurssecretaris, Marion directiesecretaresse. ‘’Je zou kunnen zeggen dat wij de stille kracht achter Annet zijn’’, aldus Paul. Als bestuurssecretaris ondersteunt hij Annet in haar werkzaamheden als directeur-bestuurder. Hij wordt ook wel eens de rechterhand van Annet genoemd. Paul: ‘’Ik ondersteun haar op verschillende manieren. Vaak heeft het te maken met het voorbereiden van beleidsbesluiten en overleggen. Voorbeelden zijn de overleggen met de Raad van Toezicht en de overkoepelende oudercommissie (OOC). Ik bereid de vergaderagenda voor en zorg dat de input beschikbaar is voor iedereen die deelneemt aan de vergadering. Sommige stukken schrijf ik zelf. Ik neem ook deel aan het overleg en maak daarvan de verslagen.’’ Daarnaast redigeert Paul ook documenten, zoals bijvoorbeeld het jaarverslag en de strategische agenda. Ook maakt hij deel uit van de AVG-werkgroep. Paul: ‘’Met deze werkgroep kijken we in hoeverre wij voldoen aan de privacywetgeving. Ik onderneem acties die op dat gebied nodig zijn. In de coronaperiode gaat het dan onder andere over wat we wel en niet van kinderen mogen registreren, bijvoorbeeld of ze positief getest zijn. Het is natuurlijk belangrijk dat we de privacy van kinderen (en ouders) blijven waarborgen.’

De schakel tussen externe partijen

Verder is Paul voor veel zaken ook de schakel tussen Spring en externe partijen. Juridische zaken, zoals zaken over de rechten van gescheiden ouders of samenwerking met een andere organisatie, komen ook vaak op Pauls bordje terecht. ‘’Wanneer we een nieuwe samenwerking aangaan, stel ik daar een samenwerkingsovereenkomst voor op of ik kijk of een bestaande overeenkomst voldoet.’’ Voor zaken die juridisch te ingewikkeld zijn, schakelt Paul met een extern jurist. Ook het contact met de notaris, bijvoorbeeld bij statutenwijziging of fusie, loopt via hem.

Corona

Het afgelopen jaar is Paul veel bezig geweest (en nog steeds bezig) met de communicatie rondom corona. Hij maakt deel uit van het crisisteam. ‘’Ik verzorg de brieven richting ouders die managers versturen, waarmee ouders op de hoogte worden gebracht van wat er speelt op de opvanglocatie van hun kind. Dat gaat bijvoorbeeld over welke regels er gelden voor quarantaine.’’ Corona beïnvloedt Pauls dagelijkse werk. ‘’Je weet aan het begin van de dag nooit wat er gedurende de dag allemaal gaat spelen. Door corona is dat nog meer geworden: zelfs 's avonds en in het weekend komen er wel eens berichten dat een medewerker of kind positief getest is. Dan vindt overleg plaats. Is er wel genoeg personeel om de betreffende opvanglocatie open te houden? Welke medewerkers en/of kinderen moeten in quarantaine en welke niet? Na dat overleg moet er communicatie richting ouders komen. Die communicatie verzorg ik dan.’’ Daarnaast heeft Paul samen met collega’s van de afdeling Kwaliteit en Pedagogiek handreikingen voor managers opgesteld om weer open te gaan na de sluiting van de kinderopvang. Ook heeft hij samen met de HR manager veelgestelde vragen voor medewerkers opgesteld. Voor coronawerkzaamheden wordt veel samen opgetrokken. Spring is, net als ieder ander, overvallen door corona. Paul: ‘’Wij moeten er zo goed en zo kwaad mogelijk mee omgaan. We willen er zijn voor de kinderen en ervoor zorgen dat de opvang voor hen zo kwalitatief en veilig mogelijk is. Daarnaast proberen we natuurlijk ouders zo goed mogelijk op de hoogte te houden van de ontwikkelingen die er spelen. Gelukkig krijgen we vaak terug van de OOC dat we goed met ouders communiceren, dat ze goed op de hoogte gehouden worden.’’ “Een andere belangrijke wijziging als gevolg van de coronapandemie is dat ik bijna uitsluitend nog vanuit thuis werk”, aldus Paul. “De medewerkers van het Servicebureau werken zoveel mogelijk online, om ook op de werkplek besmettingen te voorkomen.”